Schwankendes Wetter - stabile Personalplanung

04.06.2025 • Außengastronomie, Personal • Lesedauer: 5 Minuten

Im Gastgewerbe hängt der Erfolg im Sommer oft am Wetter – besonders in der Außengastronomie. Sonnenschein bringt die Terrasse zum Brummen, ein plötzlicher Regenschauer sorgt für gähnende Leere. Für viele Betriebe wird die Personalplanung damit zur echten Herausforderung: Zu viele Leute im Dienst kosten unnötig Geld, zu wenige führen zu Wartezeiten, Stress und unzufriedenen Gästen.

Genau hier setzt die DEHOGA Beratung an. Mit praxiserprobten Tipps und Strategien zeigt sie, wie sich Personal flexibel, wirtschaftlich und fair einsetzen lässt – auch bei kurzfristigen Auslastungsschwankungen. Denn wer wetterbedingt denkt, plant klüger und sichert sich einen echten Wettbewerbsvorteil.

1. Außenbereiche wetterfest machen

Wetterfeste Markisen und Sonnenschirme, Heizstrahler und Decken sorgen dafür, dass Sie Ihren Personaleinsatz in der Gastronomie besser planen können – und werten gleichzeitig das Ambiente und den Aufenthalt für Ihre Gäste auf. 

Impuls: Rüsten Sie sich für jedes Wetter – es lohnt sich!

2. Beschäftigung flexibilisieren

Stellen Sie den für Ihren Betrieb optimalen Mix aus Aushilfen und Festangestellten zusammen. Minijobber:innen reagieren auf spontane Frequenzspitzen, Saisonkräfte schließen planbare Lücken und Festangestellte sorgen für Wissen und Kontinuität. Wichtig: Auch feste Arbeitsverhältnisse lassen sich innerhalb der rechtlichen Möglichkeiten flexibel gestalten. Etwa durch das Führen von Arbeitszeitkonten oder Vereinbarung von Arbeit auf Abruf im Rahmen von Teilzeit oder geringfügiger Beschäftigung.

Impuls: Bleiben Sie flexibel und arbeiten Sie sowohl mit Aushilfen als auch mit Festangestellten.

3. Ein Betriebstagebuch führen

Mithilfe eines Betriebstagebuchs können Sie den Personaleinsatz für bestimmte Tage und Veranstaltungen ableiten. Sammeln Sie folgende Daten:

• Wie war das Wetter?
• Wie viele Gäste waren da (Reservierungen und Walk-ins)? 
• Wie viel Umsatz (pro Kopf) habe ich gemacht?
• Wie verhielten sich die Gäste, als es angefangen hat zu regnen – sind sie ins Restaurant oder unter den Sonnenschirm?

Es kommt doch überraschend ein Gewitter? Scheuen Sie sich nicht, Ihre Personalplanung anzupassen, wenn sich Ihre Umsatzprognose für diesen Tag aufgrund des Wetters nicht erfüllt.

Wichtig ist, das Team mitzunehmen und offen zu kommunizieren, warum man so geplant hat und warum man abhängig vom Umsatz ressourcenschonend reagieren muss. In dem Fall können die oben beschriebenen Flexibilisierungs-Möglichkeiten sinnvoll sein – etwa Arbeitszeitkonten, mit denen die in Stoßzeiten angefallenen Überstunden in ruhigen Zeiten ausgeglichen werden können. 

Impuls: Ein Betriebstagebuch kann Sie unterstützen – probieren Sie es aus!

4. KI-basierte Technologie einsetzen 

Das klassische Betriebstagebuch als Notizbuch oder Excel-Tabelle kann mit Künstlicher Intelligenz (KI) auf ein nächstes Level gehoben werden. Digital gespeicherte und ausgewertete Daten liefern – kombiniert mit den eigenen Beobachtungen – eine noch genauere Vorausschau. Die KI ist jedoch immer nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert wurde. Um KI effizient und gewinnbringend für den Betrieb einzusetzen, müssen Zeit und Geld investiert sowie Mitarbeiter:innen geschult werden. 

Ab welcher Betriebsgröße lohnen sich digitale Hilfsmittel und welche passen zu meinem Betrieb? Zur Beantwortung dieser Frage kann die DEHOGA Beratung aufgrund ihrer breiten Branchenerfahrung eine individuelle Einschätzung geben. Nutzen Sie dafür den neuen Digitalisierungs-Check.

Impuls: Nehmen Sie sich die Zeit und beschäftigen Sie sich mit  KI-Tools, um langfristig davon zu profitieren!

5. Flexibilität braucht System

Effiziente Personalplanung ist kein starres Konstrukt, sondern ein dynamisches Zusammenspiel aus Daten, Prozessen und Menschen. Wer Wetter, Nachfrage und Teamstrukturen als Einheit betrachtet, kann nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch mitarbeiter- und gästeorientierter arbeiten. Der Schlüssel liegt in der Kombination aus strategischer Vorausschau und operativer Anpassungsfähigkeit – unterstützt durch kluge Tools und ein motiviertes Team.

Impuls: Auf den richtigen Mix von Team, Tools und Prozessen kommt es an!