Kassenerlass 2020

Jetzt um die neue Sicherheitszertifizierung für die Kasse kümmern

Das nächste neue Gesetz für Kassen steht an: der „Kassenerlass 2020“. Ab dem 1. Januar 2020 dürfen nur noch zertifizierte Kassen verwendet werden. Was Unternehmer im Gastgewerbe jetzt beachten müssen.

Lange ließ der Gesetzgeber offen, was „zertifiziert“ in der Praxis genau heißen soll. Mit dem Kassenerlass 2020 ist es klar: Eine zertifizierte Kasse muss ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine Schnittstelle zur Finanzverwaltung enthalten. So wird sichergestellt, dass die Daten unveränderbar gespeichert und digital auslesbar dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden können, die Kasse also fiskalfähig ist.

Da die Kassenhersteller jedoch diese Anforderungen nicht so kurzfristig umsetzen konnten, werden die wenigsten Kassen ab dem 1. Januar zertifiziert sein. Deshalb wurde eine Nichtbeanstandungsregel beschlossen, das heißt: der Kassenerlass tritt zwar in Kraft, aber bestehende Kassensysteme müssen erst bis zum 30. September 2020 aufgerüstet werden.

Theoretisch muss jeder Unternehmer, der sich 2020 eine neue Kasse anschafft, eine zertifizierte Kasse kaufen. Praktisch können jedoch bislang nur wenige Hersteller dies anbieten, da das zuständige Bundesamt für Sicherheit (BSI) erst jüngst mit den Zertifizierungen begonnen hat. Es ist also Vorsicht beim Erwerb neuer Kassensysteme geboten. Es wird teilweise mit Zertifikaten geworben, die gar nicht durch das BSI abgenommen wurden.

Daher sollten sich Unternehmer im Gastgewerbe bei ihrem Kassenhersteller erkundigen, ob die Kasse mit einem Softwareupdate aufgerüstet werden kann und wann sie das Update beziehen können. Die Kassenhersteller und deren Lieferanten werden 2020 gerade zum Ende der Übergangsfrist vermutlich ausgelastet sein, daher empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung und Bestellung.

Risiko hoher Bußgelder steigt

Hintergrund: Bereits seit 2017 müssen Kassen fiskalfähig sein. Was das genau bedeutet, wurde im Kassenerlass 2020 nun genau festgelegt. Erfüllt ein Kassensystem zwar die Anforderungen an die Fiskalfähigkeit nach dem Kassenerlass von 2017 (Daten sind unveränderbar gespeichert), kann aber nicht auf die neue gesetzliche Vorschriften (Sicherheitszertifikat des BSI) aufgerüstet werden, kann es je nach Baujahr bis längstens Dezember 2022 weiterverwendet werden.

Der Kassenerlass 2020 steht in einer Reihe von Gesetzen, die immer striktere Vorschriften für Kassen zur Folge haben. Es steigt das Risiko hoher Bußgelder und Zuschätzungen aufgrund formaler Mängel. Bei einer Betriebsprüfung oder bei einer seit 2018 eingeführten unangekündigten Kassennachschau wird künftig also auch kontrolliert, ob die Kasse ein Sicherheitszertifikat hat.

Der Unternehmer muss dem Finanzamt zudem ab 1. Januar 2020 mitteilen, welche Kassensysteme mit welchem Zertifikat eingesetzt werden. Aktuell ist aber noch nicht bekannt, wie diese neue Mitteilungspflicht in der Praxis aussehen soll (über ein Formular oder digital) und ob Verstöße sanktioniert werden.

 Ein schwerwiegender formaler Mangel, der bei einer Betriebsprüfung ab 2020 auch beanstandet werden kann: das Fehlen einer Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt den technischen und organisatorischen Ablauf zur Kasse und auch zu allen anderen betrieblichen Abläufen der Buchhaltung und Rechnungsstellung. Wer seine Buchhaltung digital macht, zum Beispiel mit DATEV Unternehmen Online, kann Papierbelege vernichten und sich viele Ordner sparen. Neben der Verfahrensdokumentation muss bei einer Prüfung auch die Betriebsanleitung der Kasse vorliegen.

Eine Anleitung für eine Verfahrensdokumentation steht DEHOGA-Mitgliedern im Online-Servicecenter zur Verfügung: Zum Download

Eine weitere Neuerung, die ab 2020 auf Unternehmer im Gastgewerbe zukommt: Die Belegausgabepflicht. Sie gilt als erfüllt, wenn der Beleg erstellt und dem Gast die Möglichkeit der Mitnahme gegeben wurde – unabhängig davon, ob er ihn tatsächlich mitnimmt. Es besteht eine Befreiungsmöglichkeit, wenn eine Vielzahl kleiner Produkte an unbekannter Personen verkauft werden (zum Beispiel bei Massenveranstaltungen). Verstöße können zwar aktuell nicht sanktioniert werden – es kann sich aber bei Betriebsprüfungen negativ auswirken, wenn die Belegausgabepflicht nicht erfüllt wurde. Also am besten die Belege immer ausdrucken und dem Gast mitgeben. Liegengelassene Belege müssen nicht aufbewahrt werden.

Auch wenn die Kassengesetze immer strenger werden– in Deutschland besteht nach wie vor keine Registrierkassenpflicht. Vorsicht ist jedoch geboten beim Umstellen einer Registrierkasse auf die offene Ladenkasse. Das ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht zulässig.

Denn mit der elektronischen Kasse wurde ja bewiesen, dass die Einzelaufzeichnung mittels Registrierkasse zumutbar war. Einzelaufzeichnung heißt für die Registrierkassen: Alle Waren müssen einzeln als Artikel hinterlegt sein. In der Gastronomie beispielsweise: „Forelle im Salzmantel 21,50 Euro“ und nicht „Küche divers 21,50 Euro“.

Die unangekündigten Kassennachschauen waren in Baden-Württemberg in der Vergangenheit überschaubar, sollen aber 2020 verstärkt stattfinden. Geprüft wurden bislang etwa, ob das Kassenbuch täglich geführt ist, der  Kassenbestand passt, die Gutgescheine aufgeführt sind, die Stornierungen korrekt erfasst und dokumentiert wurden, die Daten ausgegeben werden können, die Kasse dem heutigen gesetzlichen Stand entspricht, die Einzelaufzeichnungspflicht beachtet wird – und hinzu kommt eben ab 2020, ob die Kassen zertifiziert sind.

Stand: 26.11.2019

Service

Bei allen Fragen rund um die Themen Betriebsprüfung und Kasse, sowie darüber hinaus auch zur beleglosen, digitalen Buchhaltung mit DATEV Unternehmen online steht Steffen Hort als Partner des DEHOGA Baden-Württemberg gerne zur Verfügung.

Kontakt und mehr Infos unter www.mhp-kanzlei.de

Steffen Hort