Die Themen rund um die Kasse in Verbindung mit der digitalen Betriebsprüfung wurden in den vergangenen Jahren umfassend gesetzlich neu geregelt und es gilt, diese Vorgaben umzusetzen.

Ein chronologischer Überblick:

Ab 1.1.2015: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, dass nun auch der Kasse vorgelagerte Systeme Teil der Betriebsprüfung sind. Das sind etwa Zeiterfassungssysteme, Rechnungen in E-Mails, Materialwirtschaft usw. Folge: Betriebsprüfungen werden intensiver und dauern länger an. Die Beweislast liegt beim Unternehmer.

Ab 29.12.2016: Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht darin, dass Artikel in der Kasse einzeln und genau definiert dokumentiert werden müssen. Beispiel: „Diverse Küche 21,50 Euro“ ist falsch (das Finanzamt könnte in dem Fall schon zuschätzen), richtig ist: „Forelle im Salzmantel 21,50 Euro“

Ab 1.1.2017: Nicht fiskalfähige Kassen dürfen nicht mehr verwendet werden. Fiskalfähig heißt: die Daten müssen elektronisch und unveränderbar gespeichert und so dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden können. Damit tritt der Kassenerlass aus dem Jahr 2010 in Kraft, dieser beinhaltet zudem, dass die Organisationsunterlagen einer Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitung) aufbewahrt werden müssen. Nicht nur die Artikel, sondern auch die Bediener der Kasse müssen einzeln und mit eigenen Namen erfasst sein („Benutzer 5“ gilt beispielsweise nicht).

Zudem wurde die Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich verschärft. Gastronomen und Hoteliers müssen – je nach Fall – Angaben zu Datum, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz, Inhalt des Geschäftes (Leistungsbeschreibung), Name des Kunden, Adresse des Kunden festhalten. Dies hat auch Auswirkungen auf Unternehmer, die keine Registrierkasse einsetzen. Eine Kontaktaufnahme zum Steuerberater ist empfehlenswert.

Ab 1.1. 2018: Eine unangekündigte Kassennachschau wird ermöglicht, also auch während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Es sind derzeit jedoch noch viele Fragen offen zum tatsächlichen Ablauf, die mit dem Bundesministerium der Finanzen geklärt werden müssen.

Ab 1.1.2020: Elektronische Aufzeichnungssysteme (also auch Registrierkassen) müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bestimmt diese technischen Anforderungen. Somit dürfen nur noch zertifizierte Kassen in Umlauf gebracht werden. Erfüllt ein Kassensystem zwar die Anforderungen an die Fiskalfähigkeit, kann aber nicht auf neue gesetzliche Vorschriften aufgerüstet werden, kann es bis längstens Dezember 2022 weiterverwendet werden. Wenn ab dem 1.1.2020 eine neue Kasse angeschafft wird, muss diese den neuen Vorschriften entsprechen.

 

(Stand: 26.10.2017)